MOTION 5: OPERATIONAL BOARD QUORUM & EMERGENCY PREVENTION
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EN Reasoning:
- Luxembourgish Law: If the statutes remain silent on a specific quorum for the Board, the statutory fallback rule (droit supplétif) under Article 6(3) of the ASBL Act automatically applies, requiring at least half of the board members to be present or represented. Because the register (RCS) calculates this baseline strictly using officially registered personnel, resignations that have not yet been de-registered artificially inflate the legal quorum (currently requiring 5 out of 6 active members). If active numbers drop further, immediate operational paralysis and the risk of a court-appointed emergency board (administrateur provisoire) due to management carence (carence de gestion) arise.
- Statutory Effect: The statutes utilise legal autonomy to define a custom, flexible quorum: one-third (1/3) of the currently active and serving members, but no less than three (3) individuals. This secures the day-to-day operational capability of the Board and prevents party paralysis caused by bureaucratic delays at the RCS or future resignations, provided the statutory minimum of 3 active directors is met.
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FR Justification:
- Loi luxembourgeoise : Si les statuts restent muets sur le quorum du Conseil d’administration, la règle légale par défaut s’applique (article 6, paragraphe 3, exigeant la moitié des membres). Le RCS calculant cela sur la base des membres enregistrés, les démissions non encore radiées augmentent artificiellement le quorum (5 personnes requises sur 6 actifs). Cela crée un risque de paralysie opérationnelle et de nomination d’un administrateur provisoire pour carence de gestion.
- Effet statutaire : Les statuts définissent un quorum sur mesure : un tiers (1/3) des membres actuellement actifs, avec un minimum de trois (3) personnes, garantissant la continuité opérationnelle du Board.
THE AMENDMENT / L’AMENDEMENT
English Version
Article 15 – Board Meetings and Quorum (New Paragraph 5)
(5) Unless otherwise specified in these Statutes, the Board may only validly deliberate and take decisions if at least one-third (1/3) of its currently active and serving members, but no less than three (3) members, are present or represented. Decisions shall be taken by a majority of the members present or represented. Non-registered resignations with the RCS or vacant seats shall not artificially increase the baseline required to calculate the operational quorum.
Version Française
Article 15 – Réunions et Quorum du Conseil d’administration (Nouveau paragraphe 5)
(5) Sauf disposition contraire des présents statuts, le Conseil d’administration ne peut valablement délibérer et prendre des décisions que si au moins un tiers (1/3) de ses membres actuellement actifs et en fonction, avec un minimum de trois (3) membres, sont présents ou représentés. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés. Les démissions non encore enregistrées au RCS ou les sièges vacants n’augmentent pas artificiellement la base de calcul nécessaire pour atteindre le quorum opérationnel.