MOTION 4: DIGITALIZATION & FINANCIAL AUDIT
-
EN Reasoning:
- Luxembourgish Law: The reformed legislation now explicitly permits virtual voting and written circular resolutions. Furthermore, annual accounts and budgets must be strictly deposited with the RCS within seven months following the end of the financial year. If certain thresholds are exceeded (large ASBL status due to EU funding allocations), a state-approved statutory auditor (réviseur d’entreprises agréé) is mandatory.
- Statutory Effect: The statutes legally mirror the digital workflow of the Pirate Party and actively protect the Board from criminal or administrative prosecution arising from missed filing deadlines with the commercial register.
-
FR Justification:
- Loi luxembourgeoise : La législation réformée permet désormais explicitement le vote virtuel et les résolutions circulaires écrites. De plus, les comptes annuels et les budgets doivent être déposés au RCS dans les 7 mois suivant la fin de l’exercice. Si certains seuils sont dépassés (statut de grande ASBL), un réviseur d’entreprises agréé est obligatoire.
- Effet statutaire : Les statuts reflètent légalement le flux de travail numérique du Parti Pirate et protègent activement le Board contre des poursuites résultant de délais de dépôt manqués.
THE AMENDMENT / L’AMENDEMENT
English Version
Article X – Virtual Meetings and Written Resolutions (New Article)
(a) Council meetings and Board meetings may be held validly via videoconference or other telecommunication means, provided that participants can be identified and participate in real-time.
(b) Decisions of the Board or the Council may be taken by unanimous written resolution via secure electronic voting platforms.
(c) Decisions or resolutions of the Chamber of Individual Members may be adopted via secure electronic voting platforms.
Article Y – Financial Reporting and Audit (Update to Audit Clauses)
(a) The annual accounts and budget must be submitted to the Council within six (6) months after the closing of the financial year. The approved financial statements shall be deposited with the Luxembourg RCS for publication within seven (7) months from the end of the financial year.
(b) If the association meets the criteria of a ‘large ASBL’ under Luxembourg law, the Council shall appoint an approved statutory auditor (réviseur d’entreprises agréé).
Version Française
Article X – Réunions virtuelles et résolutions écrites (Nouvel Article)
(a) Les réunions du Conseil et du Conseil d’administration peuvent se tenir valablement par visioconférence ou tous autres moyens de télécommunication, à condition que les participants puissent être identifiés et participer en temps réel.
(b) Les décisions du Conseil d’administration (Board) ou du Conseil (Council) peuvent être prises par résolution écrite unanime via des plateformes de vote électronique sécurisées.
(c) Les décisions ou résolutions de la Chambre des Membres Individuels peuvent être prises via des plateformes de vote électronique sécurisées.
Article Y – Rapports financiers et audit (Mise à jour)
(a) Les comptes annuels et le budget doivent être soumis au Conseil dans les six (6) mois suivant la clôture de l’exercice. Les états financiers approuvés doivent être déposés au RCS de Luxembourg pour publication dans les sept (7) mois suivant la fin de l’exercice.
(b) Si l’association remplit les critères d’une « grande ASBL » selon la loi luxembourgeoise, le Conseil nomme un réviseur d’entreprises agréé.