MOTION 2: INDEPENDENT COUNCIL CHAIR & SEPARATION OF POWERS
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EN Reasoning:
- Luxembourgish Law: The reformed legislation strengthens minority rights as a matter of mandatory law (droit impératif). At least one-fifth (1/5) of the ordinary members must have the right to convene an extraordinary General Assembly (Council). Should the executive leadership fail to act, the members are legally entitled to convene the meeting themselves.
- Statutory Effect: This amendment establishes a clear separation of powers between the executive branch (the Board) and the legislative branch (the Council). The Board remains the legally liable representative body externally, while an independent Council Chair leads the internal democratic assembly and safeguards the minority’s legal right to convene meetings.
- Data Mandate: To perform these duties independently (including issuing notices, verifying voting rights, and calculating quorums), the Board is strictly mandated to provide the Council Chair with immediate access to all ordinary and observer membership data.
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FR Justification:
- Loi luxembourgeoise : La législation réformée renforce les droits des minorités en tant que droit impératif. Au moins un cinquième (1/5) des membres ordinaires doit avoir le droit de convoquer un Conseil extraordinaire. Si la direction executive n’agit pas, les membres ont le droit légal de convoquer la réunion eux-mêmes.
- Effet statutaire : Cette modification établit une séparation claire des pouvoirs entre l’exécutif (le Board) et le législatif (le Conseil). Le Board reste l’organe de représentation légale à l’extérieur, tandis qu’un président du Conseil indépendant dirige l’assemblée démocratique interne et garantit le droit de la minorité.
- Mandat de données : Pour exercer ces fonctions de manière indépendante, le Conseil d’administration est strictement tenu de fournir au président du Conseil un accès immédiat à toutes les données des membres ordinaires et observateurs.
THE AMENDMENT / L’AMENDEMENT
English Version
ARTICLE 14a: THE COUNCIL CHAIR AND VICE-CHAIR
(a) The Council shall elect from among the representatives of its Ordinary Members a Council Chair and a Council Vice-Chair for a mandate of two (2) years. They shall serve until their successors are elected.
(b) To ensure strict separation of powers, the Council Chair and Vice-Chair shall not simultaneously hold any position on the Board of the Association.
(c) The Council Chair, or in their absence or inability to act, the Vice-Chair, shall be solely responsible for independently convening all regular and extraordinary meetings of the Council, establishing and distributing the official agenda in consultation with the Board, and presiding over sessions.
(d) The Council Chair must convene an extraordinary meeting of the Council within twenty-one (21) days upon receiving a reasoned written request from the Board or at least one-fifth (1/5) of the Ordinary Members of the Association.
(e) If the Council Chair and Vice-Chair fail to convene a mandatory meeting requested under paragraph (d) within the designated timeframe, the requesting parties shall have the right to convene the Council meeting directly in accordance with applicable Luxembourg law.
(f) To enable the proper fulfillment of these statutory duties, the Board is strictly required to provide the Council Chair with comprehensive and up-to-date registry data of all Ordinary Members and Observer Members, including official contact information and membership status, without undue delay.
Consequential Update to Article 14(7):
(7) […] Meetings of the Council shall be formally convened by the Council Chair via electronic means. The Council Chair will prepare the meetings and invite all members by email at least one month before the date of the Council meeting […].
Version Française
ARTICLE 14a : LE PRÉSIDENT ET LE VICE-PRÉSIDENT DU CONSEIL
(a) Le Conseil élit parmi les représentants de ses membres ordinaires un président du Conseil et un vice-président du Conseil pour un mandat de deux (2) ans. Ils restent en fonction jusqu’à l’élection de leurs successeurs.
(b) Afin de garantir une stricte séparation des pouvoirs, le président et le vice-président du Conseil ne peuvent simultanément siéger au Conseil d’administration de l’Association.
(c) Le président du Conseil, ou en son absence ou incapacité d’agir, le vice-président, est seul responsable de la convocation indépendante de toutes les réunions ordinaires et extraordinaires du Conseil, de l’établissement et de la distribution de l’ordre du jour officiel en consultation avec le Conseil d’administration, et de la présidence des sessions.
(d) Le président du Conseil doit convoquer une réunion extraordinaire du Conseil dans un délai de vingt-un (21) jours à compter de la réception d’une demande écrite motivée du Conseil d’administration ou d’au moins un cinquième (1/5) des membres ordinaires de l’Association.
(e) Si le président et le vice-président du Conseil ne convoquent pas une réunion obligatoire demandée en vertu du paragraphe (d) dans le délai imparti, les parties requérantes ont le droit de convoquer directement la réunion du Conseil, conformément à la loi luxembourgeoise applicable.
(f) Pour permettre l’accomplissement correct de ces obligations statutaires, le Conseil d’administration est strictement tenu de fournir sans délai au président du Conseil l’accès complet et actualisé aux données du registre de tous les membres ordinaires et membres observateurs, y compris les coordonnées officielles et le statut d’adhésion.
Mise à jour corrélative de l’article 14(7) :
(7) […] Les réunions du Conseil sont formellement convocables par le président du Conseil par voie électronique. Le président du Conseil prépare les réunions et invite tous les membres par courriel au moins un mois avant la date de la réunion […].